Hoe je planning niet langer afhankelijk maakt van één persoon

Excel raakt zijn limieten

Een klant belt om vier uur 's middags dat er morgen iemand extra bij moet. Of er komt een spoedklus tussen, iemand meldt zich ziek, een onderdeel komt later. Dan moet je je hele planning weer omgooien.

In Excel betekent dat cellen verschuiven, controleren of die ene medewerker nu niet ergens anders moet zijn en zoeken of er nog iemand vrij is. Tien minuten werk voor één wijziging, tien keer per dag.

De traagheid was niet eens het grootste probleem. Erger was dat alle planningskennis in iemands hoofd zat. Welk tabblad bij welk project hoorde, wat de afkortingen betekenden, waarom een cel oranje was. Ging die persoon met verlof, dan ging die kennis mee.

Drag and drop op één scherm

We hebben een planningssysteem op maat gebouwd. Centraal overzicht van projecten en medewerkers. Sleep een medewerker naar een project en het systeem checkt automatisch of die persoon op dat moment beschikbaar is. Of hij al ergens ingepland staat, of vrij heeft, zie je meteen op het scherm.

Voor de planner scheelt dat enorm. Een wijziging die in Excel tien minuten kostte, is nu een sleep van 1 seconde. Belangrijker nog is dat iemand anders dezelfde planning kan oppakken, zonder eerst dagenlang het systeem te ontcijferen.

Urenregistratie via GPS-koppeling

De bedrijfsbussen van Indufast hebben GPS-systemen die ritgegevens registreren. Het systeem houdt bij wanneer een bus start, waar hij heen rijdt, hoe lang hij stilstaat en wanneer hij weer terugkomt.

Die data koppelen we aan het urenregistratiesysteem. De software herkent automatisch wanneer een medewerker op locatie aankomt en wanneer hij weer vertrekt. De tijd ertussen is gewerkte tijd, pauzes worden afgetrokken en het systeem koppelt elke rit aan het juiste project.

De medewerker hoeft niet alle uren zelf in te kloppen en een collega op kantoor doet er een controleslag overheen. Daarna kan het rechtstreeks door naar de loonadministratie.

Toepasbaar buiten de bouwsector

Dit klinkt als een verhaal voor bouw- en installatiebedrijven. Het principe geldt voor elk bedrijf waar medewerkers wisselend op locaties werken. Denk aan technische dienstverleners, schoonmaakbedrijven, installateurs en monteursorganisaties.

De vraag is steeds dezelfde. Hoeveel valt om als je planner een week ziek is? Wie kan zijn werk overnemen zonder dat de productie stilvalt?

Reken het uit voor je organisatie

Hoeveel keer per dag past je planner zijn planning aan? Hoeveel collega's zouden dat van hem kunnen overnemen? Als die ene persoon morgen niet komt opdagen, hoe lang duurt het dan voordat de rest weer weet wat ze moeten doen?