Wanneer is maatwerksoftware de investering waard
Maatwerksoftware kost geld. Dat weerhoudt veel bedrijven ervan om de stap te zetten. Maar de vraag is niet wat het kost. De vraag is wat het oplevert. En vooral: hoe snel verdien je die investering terug? In deze blog vertelt Robert Geenen, directeur en eigenaar van GSD, wanneer maatwerk loont en hoe je dat zelf uitrekent.
Begin met de vraag: hoeveel tijd kost dit proces nu
Bij elk gesprek met een nieuwe klant vraag ik: hoeveel tijd kost dit proces nu? Die offerte maken. Die data kopiëren. Die order verwerken. Vaak krijg ik een inschatting in uren.
Die inschatting is het startpunt van een simpele rekensom.
Een half uur per dag besparen klinkt niet spectaculair. Maar dat is na een jaar meer dan 120 uur. Reken dat om naar een uurloon en je weet wat het je kost om niks te doen.
Verdien je de investering binnen een jaar terug? Dan is wachten hetzelfde als geld weggooien.
De vuistregel: meer dan vijf orders per dag
Wanneer wordt maatwerk interessant? Een vuistregel: bij meer dan vijf orders per dag. Maar het hangt ook af van je proces. Een complexe order met handmatige stappen weegt zwaarder dan een simpele bestelling. Hoe complexer het proces, hoe sneller maatwerk zich terugverdient.
Bedrijven kiezen om twee redenen voor maatwerk
De meeste bedrijven die voor maatwerk kiezen, doen dat om een van twee redenen:
- Efficiënter werken. Minder handmatig werk, minder fouten, sneller klaar.
Pompenfabrikant Hendor testte zijn producten op papier. Monteurs vulden formulieren in, die later werden overgetypt. Nu scannen ze de QR-code op een pomp, zien ze welke testen nodig zijn, voeren ze die uit en schrijven ze de resultaten direct terug naar het systeem. Sneller, foutloos, geen papierwerk.
- Betere klantervaring. Klanten die zelf zaken kunnen regelen zonder te bellen.
Een portal waar klanten inloggen en alle informatie kunnen terugvinden, bijvoorbeeld om hun orders te volgen. Of een productconfigurator waarmee ze zelf hun bestelling samenstellen. Complete offertes, minder telefoontjes voor jou, meer gemak voor hen.
In de praktijk: van 3 FTE naar 0 handmatig werk
Een van onze klanten maakt en verkoopt betonnen producten. Ze hebben tien webshops voor tien landen, complete orderafhandeling, urenregistratie, magazijnbeheer en tracking van vrachtwagens.
Voorheen kostte dat 3 FTE aan handmatig werk. Nu hoeven orders alleen nog gecontroleerd te worden. Daarna loopt alles automatisch: productie, planning, verzending.
Niet elk bedrijf bespaart 3 FTE. Maar ook kleine verbeteringen tellen op.
Soms is maatwerk niet de oplossing
Eerlijkheid hoort erbij. Niet elk probleem vraagt om maatwerk. Er zijn duizenden standaardpakketten voor boekhouding, planning en CRM. Doet een van die pakketten wat je nodig hebt? Dan is dat een prima keuze.
Maatwerk wordt interessant als je tegen de grenzen aanloopt van wat standaard kan. Als je processen net even anders zijn. Als je elke dag tijd verliest aan dingen die geautomatiseerd zouden kunnen zijn.
Reken het zelf uit
Pak een proces dat je irriteert. Stel jezelf drie vragen:
- Hoeveel tijd kost dit per dag?
- Hoeveel werkdagen per jaar doe je dit?
- Wat kost een uur van de mensen die dit uitvoeren?
Vermenigvuldig die drie. Schrik je van het bedrag? Dan is het tijd om je opties te verkennen.
Meer weten?
Benieuwd wat maatwerk voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem contact op. We denken graag mee.
Even bellen?
Liever teruggebeld worden?
Overige
