Waarom 70% van ERP-koppelingen faalt

Je ERP draait. Je webshop draait. Je planningssysteem draait. Alles werkt, totdat je ze wilt laten samenwerken. Dan begint het gedoe. Data die niet overkomt. Dubbele invoer. Fouten die niemand ziet totdat een klant belt. In deze blog vertelt Robert Geenen, directeur en eigenaar van GSD, waarom zoveel koppelingen mislukken en hoe je herkent dat jouw integratie op problemen afstevent.

Het probleem zit zelden aan jouw kant

Als een koppeling niet werkt, denken bedrijven vaak dat ze iets verkeerd doen. Maar in mijn ervaring ligt het probleem vaker bij de leverancier. Slechte documentatie. Verouderde API's. Ondersteuning die weken op zich laat wachten.

Een voorbeeld. Een klant wilde een webshop koppelen aan hun ERP. Simpel, zou je denken. Maar de ERP-kant bleek een drama. De documentatie klopte niet. De data kwam ongestructureerd binnen. En elke kleine aanpassing aan de ERP-zijde duurde niet dagen, maar weken. Driekwart jaar later wachten we nog steeds tot de leverancier alles op orde heeft.

Vijf redenen waarom koppelingen falen

De documentatie klopt niet.
Wat er staat, is niet wat het systeem doet. Velden heten anders. Formaten wijken af. Foutmeldingen zijn niet specifiek. Je ontdekt het pas als je begint te bouwen.
Het systeem is niet gebouwd voor koppelingen.
Oudere ERP-systemen hebben vaak API's die er later zijn ‘aangeplakt’. Ze werken, maar niet zoals je verwacht.
Niemand voelt zich verantwoordelijk.
De ERP-leverancier wijst naar de webshop. De webshop wijst naar de ERP. En jij zit ertussenin.
Er wordt niet getest met echte data.
De koppeling werkt in de testomgeving. Maar zodra er echte orders doorheen gaan, ontstaan problemen die niemand had voorzien.
Updates halen de boel onderuit.
Het systeem wordt geüpdatet en niemand vertelt dat de koppeling aangepast moet worden. Maandagochtend werkt niks meer.
Budgetoverschrijdingen.
Een oud systeem wat niet geüpdatet is veel kostbaarder om te onderhouden en aan te passen.

Signalen dat jouw koppeling in de problemen zit

Hoe weet je of jouw integratie risico loopt? Let op deze waarschuwingen:

Je typt regelmatig data over van het ene systeem naar het andere
Je hebt een Excel-bestand dat dient als tussenstation
Er is niet duidelijk afgesproken wie verantwoordelijk is voor de koppeling. Is er iemand die updates in de gaten houdt?
Klanten bellen met vragen over orders die 'zoek' zijn in het systeem
Je IT-leverancier reageert traag of vaag op koppelingsvragen
Een aanpassing van de koppeling kost veel tijd, en geeft storingen

Wat kun je eraan doen

Stel jezelf drie vragen. Hoe oud is je ERP-systeem en wanneer is het voor het laatst echt geüpdatet? Hoe lang duurt het gemiddeld voordat je leverancier reageert op een technische vraag? En hoeveel handmatige stappen zitten er nog tussen je systemen?

Soms is de oplossing een betere koppeling bouwen. Soms is het tijd voor een ander systeem. En soms is het slimmer om klein te beginnen: eerst één kritieke koppeling goed werkend krijgen voordat je verder gaat.