Van papieren checklist naar digitale kwaliteitscontrole

Je kent het wel. Een monteur die na elke test een formulier invult. Met de hand. Op papier. De administratie tikt het later over in Excel. Soms raakt het formulier kwijt. Soms is het handschrift onleesbaar. En bij elke audit wordt het spannend: waar is die test van vorige maand?

In deze blog laat Robert Geenen, directeur en eigenaar van GSD, zien wat er gebeurt als je dat proces digitaliseert.

Een pompenfabrikant die het anders aanpakte

Hendor maakt pompen voor goud- en zilverbaden. Denk aan bedrijven als Rolex, waar sieraden door een goudbad worden gehaald. De pompen die dat goud rondpompen, moeten betrouwbaar zijn. Elke pomp wordt daarom getest voordat die de deur uitgaat.

Hendor werkt met MKG als ERP-systeem. Ze hadden geprobeerd om de testformulieren in MKG te bouwen. Maar dat werkte niet goed. Te omslachtig, te weinig flexibel. Dus bleven ze het deels op papier doen. Resultaten werden later handmatig overgetikt.

De oplossing bleek verrassend simpel. We bouwden een app die via een API gekoppeld is aan MKG. De monteur scant de QR-code op de pomp. De app herkent welk type pomp het is en welke tests uitgevoerd moeten worden. De monteur voert de tests uit en vult de resultaten in op zijn tablet. Directe feedback: is het debiet te laag, dan ziet hij dat meteen. Klaar? De data gaat automatisch terug het ERP-systeem in.

Geen papier meer. Geen overtypen. Geen formulieren die kwijtraken. Pompen die niet door de test komen, worden direct gesignaleerd in plaats van pas achteraf ontdekt. En bij een audit kun je per pomp precies terugvinden welke tests zijn uitgevoerd, wanneer en door wie.

Waarom dit zo vaak misgaat

De meeste bedrijven proberen kwaliteitscontrole eerst in hun bestaande systeem op te lossen. Logisch, want je hebt al een ERP. Maar ERP-systemen zijn gebouwd voor facturatie, voorraadbeheer en orderverwerking. Niet voor het registreren van testresultaten op de werkvloer.
Het gevolg: je bouwt er iets omheen. Een formulier in het ERP dat niet lekker werkt. Een Excel ernaast. Een papieren checklist voor de monteur. Voor je het weet heb je drie systemen die elk een stukje van het verhaal vertellen, maar geen van drieën het complete plaatje geven.
Dat kost meer dan alleen tijd. Fouten sluipen erin. Audits worden stressmomenten. En vakmensen raken gefrustreerd omdat ze weten dat het beter kan, maar vastzit in een proces dat niet meewerkt.

Het hoeft geen groot project te zijn

Dat is misschien wel het belangrijkste punt. De test-app voor Hendor is geen groot, ingewikkeld systeem. Het is een relatief eenvoudige app, gekoppeld aan MKG ERP via een API. Geen vervanging van het hele systeem. Gewoon een slimme toevoeging die het dagelijkse werk makkelijker maakt.
De les: je hoeft niet je hele IT-landschap om te gooien. Soms lost één gerichte app een probleem op waar je al jaren omheen werkt.

Herken jij dit?

Stel jezelf deze vragen. Hoe leggen jouw medewerkers testresultaten of keuringsdata vast? Hoeveel stappen zitten er tussen de meting en het moment dat die data in je systeem staat? En kun je bij een audit binnen vijf minuten de juiste gegevens vinden?

Geen goed antwoord? Dan is het misschien tijd om te kijken wat er mogelijk is. Niet om alles te vervangen, maar om dat ene stuk slimmer in te richten.