Klantgegevens gelijk houden in twee systemen

Een nieuwe klant komt binnen. Sales zet hem in HubSpot, met de juiste contactpersoon erbij. Op kantoor zet iemand dezelfde klant in het ERP, want daar moet de order straks doorheen. Twee keer dezelfde gegevens invoeren. En als later een adres of een contactpersoon wijzigt, klopt het in het ene systeem wel en in het andere niet.

In deze blog vertelt Robert Geenen, directeur en eigenaar van GSD, hoe IPB Printing dat dubbele werk eruit haalde met een koppeling tussen HubSpot en hun ERP-systeem CERM.

Het werk van IPB Printing

IPB Printing drukt folies. De wikkels die je op festivals om bekers ziet, voor merken als Heineken en Coca-Cola en grote namen uit de horeca. Specialistisch werk, met veel terugkerende klanten en regelmatig grote series.

Sales is daarbij belangrijk. Wie zijn de klanten, wie is daar je contactpersoon, welke afspraken lopen er. Die gegevens moeten kloppen, want daar bouw je de rest op.

Sales en ERP in twee systemen

Voor sales gebruikt IPB HubSpot, met de pipeline, contactmomenten en offertes in concept. CERM is hun ERP, een pakket dat speciaal voor de grafische industrie is gemaakt. Daar zit de administratie, de productie en alles wat met geleverde orders te maken heeft.

Beide systemen doen waar ze goed in zijn. Het probleem zit ertussenin. Dezelfde klanten en contactpersonen staan in allebei. En je raadt het al, ze stonden er niet altijd hetzelfde in.

Klant- en contactgegevens gelijk houden

We hebben tussen HubSpot en CERM een koppeling gebouwd die bedrijven en contactpersonen in beide systemen gelijk houdt. Voer je een klant of een contactpersoon op één plek in, dan staat die ook in het andere systeem. Wijzigt er iets, dan loopt het mee.

Geen klant die je twee keer invoert. Geen adres dat in HubSpot al klopt en in CERM nog niet. Niemand die zit over te typen wat een collega net ook al heeft ingetikt.

Waarom dat meer scheelt dan het lijkt

Twee adresboeken gelijk houden klinkt als een detail. Tel het maar op. Elke nieuwe klant die je maar één keer invoert. Elke wijziging die je maar één keer doet. Elke keer dat sales en kantoor naar dezelfde gegevens kijken in plaats van naar twee versies. En je hoeft niet meer te twijfelen welk systeem nu gelijk heeft.

Voor wie dit ook geldt

CERM is een ERP voor de grafische industrie, het principe achter deze koppeling is dat niet. Bijna elk bedrijf heeft een sales-tool en een ERP. En in bijna elk bedrijf staan dezelfde klanten in allebei, los van elkaar bijgehouden.

Houd je je klantgegevens nu handmatig in twee systemen bij? Dan weet je hoe vaak het misgaat. Een typefout hier, een vergeten wijziging daar. Meestal op het verkeerde moment.