De productieplanning 5 dingen die vaak mis gaan

1. Je systeem kent je mensen niet

Je planning tool ziet capaciteit in uren. 40 uur per monteur per week. Maar het verschil tussen Jan met 15 jaar ervaring en Tim die vorige maand begon? Dat ziet het systeem niet. Dus plant het ze gewoon in. En jij moet het daarna weer verschuiven omdat Tim dit werk nog niet aankan.

Het systeem weet ook niet dat Piet volgende week vrij is. Of dat Maria alleen op dinsdag en donderdag werkt. Dat staat ergens anders. In een Excel. Of in je hoofd.

2. Urgentie is een grijs gebied

In je systeem heeft elke order een deadline. 15 maart, 22 maart, 3 april. Maar deadlines liegen. Die ene klant belt elke dag. De andere zegt altijd "geen haast". Je weet dat order A eigenlijk voor order B moet, ook al zegt het systeem iets anders.

Die kennis zit in de ervaring van je planner. Niet in je systeem. Dus elke ochtend moet hij handmatig herschikken wat het systeem voorstelt.

3. Alles staat in losse eilandjes

Orders staan in het ERP. Capaciteit in Excel. Verlof in de mail. Spoedklussen in de WhatsApp groep. Machine onderhoud op papier bij de technische dienst. Om een goede planning te maken, moet je planner 5 plekken checken. Elke dag opnieuw.

En als er iets wijzigt? Dan moet hij alle plekken weer langslopen. Order uitgesteld? Pas het ERP aan. Pas de Excel aan. Stuur een mail. Update het whiteboard.

4. Real-time bestaat niet

Je planning is een momentopname. Van gisteravond. Of van vanmorgen vroeg. Maar ondertussen is er een spoedorder binnengekomen. Is er iemand ziek gemeld. Loopt een klus uit. Dat alles staat nog niet in je planning.

Dus belt de verkoop om 10 uur: "Kunnen we dit erbij doen?" En jouw planner kijkt naar een planning die al niet meer klopt. Hij gokt. Of hij belt rond. Of hij zegt "ik laat het je weten" en begint opnieuw te puzzelen.

5. Niemand anders snapt het

Je planner is ziek. Of met vakantie. En dan blijkt dat niemand precies weet hoe hij het doet. Welke Excel gebruikt hij? Waar staan die notities? Wat betekenen die kleurtjes op het whiteboard?

De planning draait op kennis in iemands hoofd. En als die persoon er niet is, begint het te wankelen.

Wat kun je ermee?

Herken je dit? Pak vandaag een vel papier. Schrijf op:

• Hoeveel plekken moet je planner checken voor een goede planning?
• Hoeveel keer per dag moet hij zijn planning aanpassen door nieuwe info?
• Wat gebeurt er als hij er niet is?

Reken uit hoeveel tijd dit kost. Per dag. Per week. Per jaar. En vraag jezelf af: hoelang accepteer ik dit nog?

Want planning hoeft geen chaos te zijn. Maar alleen als je systeem de realiteit kent.

Klaar om uit deze chaos te stappen? Dan moeten we misschien samen om tafel!