Als je ERP niet doet wat je testlab nodig heeft
Je ERP draait. Je administratie klopt. Maar dan wil je er iets specifieks mee doen, zoals kwaliteitscontrole op de werkvloer, en merk je dat het systeem daar niet voor gemaakt is. Herkenbaar? In deze blog vertelt Robert Geenen, directeur en eigenaar van GSD, hoe een eenvoudige app het verschil maakt.
Je ERP is niet ontworpen voor de werkvloer
De meeste ERP-systemen zijn gebouwd voor administratie. Inkoop, verkoop, facturatie, voorraadbeheer. Daar zijn ze goed in. Zodra je iets wilt doen dat buiten die standaardfuncties valt, wordt het lastig.
Neem kwaliteitscontrole. Je maakt een product dat getest moet worden voordat het de deur uit gaat. Elke pomp, elk onderdeel, elke batch. Die testresultaten moeten ergens vastgelegd worden, liefst gekoppeld aan het juiste artikelnummer in je systeem.
Veel bedrijven proberen dit in hun ERP op te lossen. Een extra formulier, een aangepast scherm, een workaround met velden die voor iets anders bedoeld zijn. Het werkt, maar het werkt niet prettig. Het kost tijd, het is foutgevoelig en niemand vindt het fijn om mee te werken.
Wat er gebeurt als het niet werkt
Bij Hendor, een fabrikant van pompen voor goud- en zilverbaden, liep het precies zo. Ze gebruiken MKG ERP voor hun administratie. Prima systeem voor wat het moet doen. De kwaliteitstests van hun pompen daarin uitvoeren lukte niet goed.
Het gevolg: papieren formulieren. De testmedewerker vulde handmatig in welke pomp hij testte, wat de resultaten waren en of alles binnen de normen viel. Daarna moest iemand die gegevens overtypen in het systeem.
Dat klinkt misschien als een klein probleem. Reken even mee. Elke pomp wordt getest. Elke test heeft meerdere meetpunten. Elk formulier moet worden overgetypt. Bij tientallen pompen per week loopt dat op. De fouten die erin sluipen zijn dan nog buiten beschouwing gelaten.
Een app die doet wat je ERP niet kan
De oplossing was verrassend eenvoudig. We bouwden een testapp die via een API gekoppeld is aan MKG ERP.
In de praktijk werkt het zo. De medewerker pakt zijn tablet en scant de QR-code op de pomp. De app herkent welke pomp het is en haalt de bijbehorende specificaties op uit het ERP. Op het scherm verschijnt welke tests uitgevoerd moeten worden voor dit type pomp.
De medewerker voert de test uit en vult de resultaten in. De app geeft direct feedback. Is het debiet te laag? Dan zie je dat meteen op je scherm. Niet pas als iemand drie dagen later de papieren invoert.
Na afloop worden de testresultaten automatisch teruggeschreven naar MKG ERP. Geen papier, geen overtypen, geen vertraging.
Waarom dit werkt
Het mooie aan deze aanpak is dat je ERP gewoon blijft doen wat het goed doet. De administratie, de voorraad, de facturatie. Je vervangt niets. Je vult aan.
De app is gebouwd voor één ding: kwaliteitstests uitvoeren en vastleggen. Daardoor is hij snel, overzichtelijk en foutloos. De medewerker op de werkvloer hoeft geen ERP-schermen door te klikken. Hij scant, test en is klaar.
Dit principe geldt voor elke situatie waarin je ERP tekortschiet op de werkvloer. Magazijnbeheer met scanners. Productieregistratie met tablets. Checklists voor onderhoud. De techniek is steeds hetzelfde: een simpele interface voor de gebruiker, gekoppeld aan je bestaande systeem via een API.
Herken je dit?
Werk jij ook met papieren formulieren naast je ERP? Of met Excel-sheets die eigenlijk in je systeem zouden moeten zitten? Stel jezelf drie vragen.
Welke gegevens worden nu handmatig vastgelegd die automatisch zouden moeten lopen?
Hoeveel tijd kost het overtypen van die gegevens per week?
Wat gebeurt er als er een fout insluipt die je pas na weken ontdekt?
Als het antwoord op die laatste vraag je onrustig maakt, is het misschien tijd om te kijken wat een simpele app voor jou kan betekenen.
Even bellen?
Liever teruggebeld worden?
Overige
